Воинский учёт в организации в 2026 году: электронный реестр, обязанности и штрафы
Электронный реестр воинского учёта и электронные повестки не сняли с работодателя ни одной обязанности. Сведения о приёме, увольнении и изменениях по-прежнему нужно передавать в военкомат в течение 5 дней. Разбираем, кого учитывать, какие документы вести, как подавать сведения и сколько стоят ошибки по действующей редакции КоАП.
Кто обязан вести воинский учёт
Вести воинский учёт работников обязаны все организации. Закон не делает исключений для малого бизнеса и не привязывает обязанность к численности. За состояние учёта отвечает руководитель (п. 9 Положения о воинском учёте), расходы организация несёт сама.
С индивидуальными предпринимателями сложнее. Закон № 53-ФЗ и Положение говорят об обязанностях «организаций», прямой нормы для ИП нет. Но при приёме на работу любой работодатель, включая ИП, должен получить от военнообязанного или призывника документы воинского учёта (ст. 65 ТК РФ). Если военкомат передал через ИП повестку для сотрудника, её разумно вручить.
Кого учитывать
Учёту подлежат (п. 14 Положения):
- призывники — мужчины от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе;
- военнообязанные — мужчины в запасе, в том числе отслужившие, окончившие военную кафедру или военный учебный центр, не призванные до 30 лет, прошедшие альтернативную службу;
- женщины с военно-учётной специальностью из приложения № 1 к Положению (в перечне, например, медицина, связь, вычислительная техника).
Не учитывают освобождённых от воинской обязанности, проходящих военную службу, женщин без военно-учётной специальности и постоянно проживающих за границей (п. 15 Положения).
Что изменили реестр и электронные повестки
Закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ ввёл Реестр воинского учёта (ст. 8.2 закона № 53-ФЗ) и Реестр направленных (врученных) повесток (ст. 8.3). Оператор — Минобороны. По постановлению Правительства № 506 второй этап — приёмка, ввод в эксплуатацию и наполнение реестра — начался 1 ноября 2024 года. С 20 декабря 2025 года Инструкция Минобороны № 700 описывает выписки из реестра, сведения из них можно использовать при заполнении учётных карточек.
Что это значит для работодателя:
- постановка на учёт, снятие и изменения оформляются записью в реестре, военкомат может сделать это без личной явки гражданина (п. 1.2 ст. 8);
- в реестр входят и сведения о месте работы, а часть данных он получает из государственных систем автоматически (п. 1, 2 и 6 ст. 8.2);
- военкомат направляет повестки для работников в организацию на бумаге или в электронной форме, а организация обязана оповестить сотрудника и дать ему возможность явиться (ст. 4 закона № 53-ФЗ);
- с 1 января 2026 года призыв идёт круглый год, отправка к месту службы — дважды в год (закон от 04.11.2025 № 412-ФЗ), поэтому повестки призывникам могут приходить в любой месяц.
Сам раздел Положения о порядке учёта в организациях с 2023 года не менялся.
Реестр не заменяет работодателя. Обязанность направлять сведения в военкомат в течение 5 дней прямо записана в ст. 4 закона № 53-ФЗ в редакции 2024 года. То, что часть данных реестр получает автоматически, не освобождает от штрафа по ст. 21.4 КоАП.
Сроки: что и когда сообщать в военкомат
| Событие | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Приняли или уволили призывника либо военнообязанного | 5 дней | п. 32 «а» Положения |
| У работника изменились семейное положение, образование, должность, подразделение, адрес, состояние здоровья | 5 дней со дня изменения | ст. 4 закона № 53-ФЗ, п. 32 «е» Положения |
| Выявили сотрудника, который не стоит на учёте, хотя обязан | 3 рабочих дня, плюс вручить ему направление в военкомат | ст. 4 закона № 53-ФЗ |
| Нашли в документах воинского учёта исправления, неточности, подделку или узнали, что работник не исполняет обязанности по учёту | 5 рабочих дней | п. 30 «г» Положения |
| Пришёл запрос военкомата | 2 недели | п. 32 «б» Положения |
| Сверка карточек с военкоматом | не реже раза в год | п. 32 «д» Положения, п. 36 Инструкции № 700 |
| Списки юношей для первоначальной постановки на учёт | по запросу военкомата | ст. 9 закона № 53-ФЗ |
Методические рекомендации Генштаба 2017 года ещё называют двухнедельный срок для сведений о приёме и увольнении. Он устарел: с 2023 года Положение установило 5 дней.
Пример. Военнообязанного приняли 19 октября 2026 года, в понедельник. В Положении сказано «5 дней» без уточнения, рабочих или календарных. Если считать календарные, срок истекает в субботу 24 октября, поэтому сведения стоит отправить до пятницы 23 октября. Рассчитывать на рабочие дни (до 26 октября) рискованно.
Бумага или электронно, нужна ли УКЭП
Сведения можно подать на бумаге, лично или почтой, либо электронно. Электронный канал через Госуслуги и другие государственные системы закон прямо разрешает (ст. 4 в редакции закона от 08.08.2024 № 270-ФЗ). Положение уточняет: электронные сведения о приёме, увольнении, изменениях и ответы на запросы подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью работник, который ведёт воинский учёт (п. 32(1)).
Значит, УКЭП нужна только для электронной подачи, и это подпись ответственного сотрудника. На практике работодатели подают сведения через личный кабинет организации в Реестре повесток с входом через Госуслуги, в Москве есть отдельная услуга на mos.ru. Какой канал принимает ваш военкомат и нужна ли машиночитаемая доверенность, уточните заранее. Подтверждения отправки храните: при проверке они доказывают, что срок соблюдён.
Ответственный и документы
Руководитель назначает приказом работника, который ведёт воинский учёт. Если на учёте меньше 500 человек, достаточно одного сотрудника, совмещающего эту работу с основной (п. 12 Положения), обычно это кадровик. Методические рекомендации советуют согласовать проект приказа с военкоматом. Передача учёта на аутсорсинг не отменяет требования иметь ответственного в штате.
Базовый комплект документов (п. 39 Методических рекомендаций, Инструкция № 700):
- приказ об организации воинского учёта;
- план работы на год, согласованный с военкоматом;
- карточки по форме № 10 на каждого, кто подлежит учёту;
- журнал проверок воинского учёта;
- расписки о приёме у работников документов воинского учёта;
- отдельное дело с перепиской с военкоматом.
Многие образцы до сих пор предлагают вести учёт по разделу II карточки Т-2, как в рекомендациях 2017 года. Сейчас основной учётный документ — карточка формы № 10 (п. 31 Инструкции № 700).
Штрафы в 2026 году
Суммы действуют с 1 октября 2023 года (закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ) и на октябрь 2026 года не менялись.
| Нарушение | Статья КоАП | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|---|
| Не оповестили работника о повестке или не дали возможности явиться | 21.2 | 40 000–50 000 ₽ | 350 000–400 000 ₽ |
| Не представили в срок списки для первоначальной постановки на учёт | 21.1 | 40 000–50 000 ₽ | 350 000–400 000 ₽ |
| Не сдали или опоздали со сведениями: приём, увольнение, изменения, ответ на запрос | 21.4 | 40 000–50 000 ₽ | не предусмотрен |
| При объявленной мобилизации не обеспечили оповещение и явку работников или поставку техники | 19.38 | 60 000–80 000 ₽ | 400 000–500 000 ₽ |
Цифра «до 500 тыс. руб.», которую часто приводят в статьях о воинском учёте, относится только к ст. 19.38, то есть к периоду объявленной мобилизации. За обычные нарушения максимальный штраф для организации — 400 тыс. руб.
Что ещё важно:
- малые и микропредприятия из реестра МСП платят половину штрафа для юрлица: по ст. 21.1 и 21.2 — 175 000–200 000 руб., по ст. 19.38 — 200 000–250 000 руб. (ст. 4.1.2 КоАП);
- ИП, если его привлекут, отвечает как должностное лицо (примечание к ст. 2.4 КоАП);
- штраф организации не освобождает от штрафа руководителя или ответственного, и наоборот. Компанию освободят, только если наказан ответственный работник, а сама она докажет, что приняла все меры для соблюдения правил (ч. 3 и 4 ст. 2.1 КоАП). Приказ, план, журнал и подтверждения отправки и есть такие доказательства.
Пример расчёта. Микропредприятие из реестра МСП получило повестку для сотрудника и не передало её. Риск компании — 175–200 тыс. руб. по ст. 21.2, директора или ответственного — ещё 40–50 тыс. руб. Итого до 250 тыс. руб. за один эпизод. Средней компании та же ошибка обойдётся до 450 тыс. руб.
Чек-лист для работодателя
- Издать приказ об организации воинского учёта и назначить ответственного.
- Составить план работы на год и согласовать его с военкоматом.
- Проверить документы воинского учёта у всех работников и завести карточки по форме № 10.
- Договориться с кадровой службой: о каждом приёме, увольнении и изменении данных ответственный узнаёт в тот же день.
- Отправлять сведения в течение 5 дней, считая календарные дни, и хранить подтверждения.
- Оформить ответственному УКЭП и доступ к электронному каналу, если будете подавать сведения онлайн.
- Утвердить порядок работы с повестками: вручение под подпись, фиксация отказа, освобождение от работы на время явки.
- Раз в год сверять карточки с военкоматом и записывать проверки в журнал.
Чем поможем
«Ремез и партнёры» проверят, как у вас организован воинский учёт, подготовят приказ, план работы, карточки по форме № 10 и шаблоны уведомлений для военкомата. Если ваш учёт на аутсорсинге у нас, встроим передачу сведений в процесс приёма и увольнения, чтобы сроки не терялись. Ответственного в штате это не заменяет, но снижает риск ошибок.
Частые вопросы
Обязан ли ИП с работниками вести воинский учёт?
Прямой обязанности нет: закон и Положение адресуют её организациям. Но документы воинского учёта при приёме на работу ИП должен запросить (ст. 65 ТК РФ), а повестку, которую военкомат передал через вас, стоит вручить сотруднику. Если ИП всё же привлекут к ответственности, штрафуют его как должностное лицо.
Можно ли сдавать сведения в военкомат только на бумаге?
Да. Закон описывает электронную подачу как один из способов («в том числе»), поэтому бумага, лично или почтой, остаётся допустимой. Для электронной подачи понадобится УКЭП ответственного работника. Сохраняйте опись вложения или отметку военкомата о приёме.
Нужно ли платить сотруднику за время в военкомате?
Да. На время явки по вызову военкомата работник освобождается от работы с сохранением места и среднего заработка (п. 1 ст. 6 закона № 53-ФЗ). Эти выплаты вместе с начислениями на них организация может компенсировать через военкомат по правилам постановления Правительства № 704. Сохраните документы, подтверждающие явку и выплату.
Что делать, если сотрудник отказывается брать повестку?
Повестка считается врученной в день отказа. Ответственный делает на ней отметку: дата отказа, своя должность, подпись, инициалы и фамилия, плюс подписи присутствующих (п. 16(2) Положения). О случаях неисполнения работниками обязанностей по воинскому учёту военкомат информируют в течение 5 рабочих дней.
Данные сотрудника уже есть в реестре. Нужно ли сообщать о его приёме?
Да. Реестр получает часть сведений автоматически, но обязанность работодателя сообщить о приёме или увольнении в течение 5 дней закон не отменил. За пропуск срока ответственному грозит штраф по ст. 21.4 КоАП — 40–50 тыс. руб.
Нормативная база
- Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ред. от 04.08.2026) — обязанности организаций, гарантии работникам, реестры.
- Федеральный закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ — ввёл реестр воинского учёта и электронные повестки.
- Федеральный закон от 08.08.2024 № 270-ФЗ — электронная передача сведений работодателями через Госуслуги и государственные системы.
- Федеральный закон от 04.11.2025 № 412-ФЗ — круглогодичный призыв с 1 января 2026 года.
- Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ — действующие штрафы за нарушения воинского учёта с 1 октября 2023 года.
- КоАП РФ — ст. 21.1, 21.2, 21.4, 19.38 (штрафы), ст. 2.1, 2.4, 4.1.2 (кто отвечает, штрафы для малого бизнеса).
- Трудовой кодекс РФ, ст. 65 — документы воинского учёта при приёме на работу.
- Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте» (ред. от 24.03.2026) — порядок учёта в организациях, сроки, УКЭП.
- Постановление Правительства РФ от 19.04.2024 № 506 — реестр воинского учёта и реестр повесток.
- Постановление Правительства РФ от 01.12.2004 № 704 — компенсация расходов организаций.
- Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 (ред. от 09.07.2025) — Инструкция по воинскому учёту, карточка формы № 10, выписки из реестра.
- Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017) — приказ, план, перечень документов; применяются с учётом поздних изменений.
